Datenschutz

Der Schutz und die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten sind FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur GmbH (nachfolgend „FIZ Karlsruhe“, „wir“ oder „uns“ genannt) ein ernstes Anliegen. Wir möchten Sie daher hier informieren, auf welche Art, in welchem Umfang und zu welchem Zweck wir personenbezogene Daten von Ihnen erheben, verarbeiten und nutzen.

I. Verantwortlicher

Der Verantwortliche gemäß Art. 4, Abs. 7 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:

FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur GmbH
Hermann-von-Helmholtz-Platz 1
76344 Eggenstein-Leopoldshafen

Weiterführende Angaben zum Verantwortlichen finden Sie im Impressum.

II. Was wir tun

FIZ Karlsruhe bietet Ihnen Webseiten zu Informationszwecken und Online-Produkte an. Beide fassen wir im Folgenden als „digitale Angebote“ zusammen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die beim Besuch unserer digitalen Angebote erhoben werden, ausschließlich gemäß den Bestimmungen der allgemeinen Datenschutzgesetze. Die rechtlichen Grundlagen des Datenschutzes finden Sie in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem aktuellen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telemediengesetz (TMG).

Die nachstehenden Regelungen informieren Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Erhebung, die Nutzung und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch FIZ Karlsruhe. Wir verwenden die Daten ausschließlich zweckgebunden.

Die Nutzung unserer Webseiten ist in der Regel ohne eine Angabe von persönlichen Informationen durch Sie möglich. Für die Nutzung unserer Online-Produkte ist meist die Einrichtung eines Benutzerkontos (individueller Zugang) erforderlich, bei der wir von Ihnen personenbezogene Daten erheben. Darüber hinaus können sich hierfür abweichende Regelungen ergeben, auf die Sie in den jeweiligen Geschäftsbedingungen hingewiesen werden. 

III. Was wissen wir über Ihre Zugriffe auf unsere digitalen Angebote?

1. Protokolldateien  

Bei der Nutzung unserer digitalen Angebote werden standardmäßig folgende Angaben in einer Protokolldatei („Log File“) gespeichert:

• Verwendete IP-Adresse
• Falls Sie sich angemeldet haben: Benutzerkennung
• Verwendetes Betriebssystem
• Verwendeter Browser
• Besuchte Seiten
• Gegebenenfalls Suchanfragen
• Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes
• Menge der gesendeten und empfangenen Daten in Byte
• Adresse der Webseite, von der aus Sie auf die abgerufene Seite gelangten („Referrer“)
• Gegebenenfalls E-Mail-/Lieferadresse aufgrund entsprechender Rechtsgrundlage und gesonderter Geschäfts- oder Nutzungsbedingungen

Die Daten in den Protokolldateien nutzen wir, um

1. im Störungsfall die Nutzung unserer digitalen Angebote durch die betroffenen Kunden nachvollziehen zu können, um den Fehler einzugrenzen, und
2. bei konkreten Anhaltspunkten auf eine rechtswidrige Nutzung unserer digitalen Angebote die entsprechenden Handlungen der betroffenen Benutzer nachzuvollziehen. 

Die Rechtsgrundlage für die genannte Nutzung findet sich in Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Verwertung der in Protokolldateien erfassten Nutzungsdaten, insbesondere der IP-Adresse, erfolgt darüber hinaus nicht.

Wir löschen die Log Files und die darin enthaltenen Informationen spätestens nach 90 Tagen. Dies gilt nicht beim Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung unserer digitalen Angebote. In diesem Fall erfolgt eine Speicherung bis zur Klärung des Falles.

2. Cookies

Cookies sind Textdateien, die wir über einen definierten Zeitraum auf Ihrem Rechner speichern. Wir setzen Cookies in unseren digitalen Angeboten zu unterschiedlichen Zwecken ein, die wir im Folgenden beschreiben.

2.1 Technisch notwendige Cookies („Session-Cookies“)

Diese Cookies sind für die Funktionsfähigkeit unserer Dienste zwingend notwendig. Sie erlauben uns, sogenannte „Sitzungen“ zu ermöglichen, bei denen Sie aufeinander aufbauende Aktionen durchführen können. Diese Cookies werden am Ende einer Sitzung automatisch gelöscht (durch Schließen des Tabs oder des Browsers, mit dem Sie auf unser digitales Angebot zugegriffen haben).

2.2 Cookies zur Speicherung von Einstellungen und Präferenzen („Komfort-Cookies“)

Weiterhin verwenden wir optional Cookies, um Ihre Einstellungen wie z. B. die von Ihnen präferierte Sprache zu speichern. Vor der Speicherung solcher Cookies in unseren digitalen Angeboten klären wir Sie mit einer eingeblendeten Nachricht über unsere Verwendung von Cookies auf. Erst nach Ihrer Zustimmung zur Nutzung von Komfort-Cookies werden wir entsprechende Information über Cookies auf Ihrem Rechner speichern. Diese Cookies haben üblicherweise eine Lebensdauer von einigen Monaten bis über ein Jahr.

3. Teilen von Inhalten über soziale Netzwerke

Wir nutzen keine Mechanismen, durch die beim Besuch unserer digitalen Angebote automatisch Daten an die Anbieter sozialer Netzwerke weitergegeben werden. Manche unserer digitalen Angebote ermöglichen das Teilen von Seiten über soziale Netzwerke. In diesen Fällen müssen Sie erst mit einem Mausklick die Schaltfläche des sozialen Netzwerks aktivieren, um in einem zweiten Schritt die Seite zu teilen. Erst mit dem Aktivieren erfährt der Anbieter des sozialen Netzwerks von Ihrer Nutzung unseres digitalen Angebots. Diese Aktivierung müssen Sie für jede einzelne Seite unserer digitalen Angebote erneut durchführen, wenn Sie sie teilen wollen.

4. Nutzung von Online-Produkten und -werkzeugen von FIZ Karlsruhe

4.1 Online-Produkte

Um unsere Online-Produkte nutzen zu können, müssen Sie in der Regel über ein Benutzerkonto und/oder einen Vertrag verfügen. Je nach Online-Produkt können Sie die Einrichtung eines Benutzerkontos durch eine über das Internet durchführbare Registrierung selbst vornehmen oder unser Kundenservice richtet das Benutzerkonto für Sie ein.

Für unsere Online-Produkte stellen wir gegebenenfalls gesonderte Geschäfts- oder Nutzungsbedingungen bereit, die Sie weitergehend informieren. Die dort getroffenen Regelungen und genannten Zwecke, für welche die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, basieren auf den folgenden Rechtsgrundlagen:

• Wenn Sie mit uns einen Vertrag zur Nutzung unserer digitalen Angebote abgeschlossen haben, erfolgt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung dieses Vertrages erforderlich sind, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Über die Erfüllung des Vertrages hinaus verarbeiten wir Ihre Daten wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren. Hierfür bildet Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage.
• Holen wir von Ihnen für die Verarbeitung personenbezogener Daten eine Einwilligung ein, dient diese nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.
• Aufgrund rechtlicher Verpflichtungen kann es erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten müssen, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten. In diesen Fällen basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Ist die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt, basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.
• Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt für die Dauer des Vertragsverhältnisses oder solange eine andere Rechtsgrundlage besteht und im Rahmen bestehender Aufbewahrungsfristen.

4.2 Online-Werkzeuge zur Zusammenarbeit in Projekten

Um unsere Online-Produkte nutzen zu können, müssen Sie in der Regel über ein Benutzerkonto und/oder einen Vertrag verfügen. Je nach Online-Produkt können Sie die Einrichtung eines Benutzerkontos durch eine über das Internet durchführbare Registrierung selbst vornehmen oder unser Kundenservice richtet das Benutzerkonto für Sie ein.

Für unsere Online-Produkte stellen wir gegebenenfalls gesonderte Geschäfts- oder Nutzungsbedingungen bereit, die Sie weitergehend informieren. Die dort getroffenen Regelungen und genannten Zwecke, für welche die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, basieren auf den folgenden Rechtsgrundlagen:

• Wenn Sie mit uns einen Vertrag zur Nutzung unserer digitalen Angebote abgeschlossen haben, erfolgt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung dieses Vertrages erforderlich sind, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Über die Erfüllung des Vertrages hinaus verarbeiten wir Ihre Daten wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren. Hierfür bildet Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage.
• Holen wir von Ihnen für die Verarbeitung personenbezogener Daten eine Einwilligung ein, dient diese nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.
• Aufgrund rechtlicher Verpflichtungen kann es erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten müssen, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten. In diesen Fällen basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Ist die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt, basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.
• Ist die Verarbeitung zur Erfüllung berechtigter Interessen erforderlich, basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt für die Dauer des Vertragsverhältnisses oder solange eine andere Rechtsgrundlage besteht und im Rahmen bestehender Aufbewahrungsfristen.

4.3 Videokonferenz-Systeme

Wir nutzen Videokonferenz-Systeme für die Zusammenarbeit mit Partnern und deren Mitarbeitenden oder im Rahmen von Seminaren oder Schulungen.

Die Video-Konferenzsysteme werden technisch vom jeweiligen Anbieter zur Verfügung gestellt. Für jedes von uns eingesetzte Video-Konferenzsystem haben wir entweder eine ergänzende Datenschutzerklärung bereitgestellt oder verweisen auf die Regelungen des jeweiligen technischen Anbieters. Aus diesen zusätzlichen Dokumenten ergeben sich die Verantwortlichkeiten für die Datenverarbeitung und erklären Art, Umfang der verarbeiteten Daten und eventuelle Ergänzungen zu der Rechtsgrundlage.

Soweit personenbezogene Daten von Mitarbeitenden von FIZ Karlsruhe verarbeitet werden, ist § 26 BDSG  und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen in der effektiven Durchführung von Online-Meetings. Für alle anderen betroffenen Personen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse in der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

• Ergänzende Datenschutzhinweise zum Videokonferenzsystem „Zoom“
• Ergänzende Datenschutzhinweise zum Videokonferenzsystem „Avaya Spaces“
• Ergänzende Datenschutzhinweise zum Videokonferenzsystem „Cisco Webex Meetings“
• Regelungen des technischen Anbieters des Videokonferenzsystems „DFNconf“ 

5. Bezug von Informationen

Über unsere digitalen Angebote können Sie zusätzlich weitergehende Informationen anfordern. Dies trifft zu, wenn Sie

1. online eine Rückmeldung abgeben,
2. an einem Werbeangebot oder einem Test teilnehmen,
3. eine E-Mail-Rückantwort wünschen,
4. einen Newsletter abonnieren oder 
5. sich in eine Mailing-Liste eintragen wollen.  

Wir erfragen dabei die dazu notwendigen personenbezogenen Daten und, soweit erforderlich, eine gesonderte Einwilligungserklärung. Ihre Einwilligung bildet dann gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

Der Bezug von Informationen ist freiwillig. Bei Vorliegen Ihrer Einwilligung werden die Angaben zu Ihrer Person ausschließlich für den jeweiligen Zweck verwendet, zu dem Sie uns die Daten mitgeteilt haben. 

Widerruf einer Einwilligung

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung in Bezug auf die genannten Serviceleistungen jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Sie die betroffenen Serviceleistungen nach erfolgtem Widerruf nicht mehr nutzen können. 

6. Personenbezogene Metadaten

In einigen unserer digitalen Angebote verarbeiten wir Metadaten wissenschaftlicher Publikationen (inklusive Datenpublikationen). Metadaten beschreiben eine Publikation, um diese zu identifizieren und einfach auffindbar zu machen. Diese Metadaten enthalten auch personenbezogene Informationen, die von den betroffenen Personen selbst veröffentlicht wurden oder die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen beziehen:

• Namen der Autoren bzw. Datenerzeuger
• persistente, eindeutige Personen-Identifikatoren (z. B. ORCID, VIAF, GND-ID, WikiData-ID)
• institutionelle Zugehörigkeit der betroffenen Personen
• Hyperlinks zu akademischen Webseiten von Autoren.

Diese personenbezogenen Metadaten werden üblicherweise mit anderen, nicht personenbezogenen beschreibenden Metadaten (etwa Titel der Publikation, Zusammenfassung, Rechteinhaber) verarbeitet. Zwecke der Datenverarbeitung und -publikation sind insbesondere

• die Unterstützung des wissenschaftliche Diskurses,
• die Suche nach und die Auslieferung von Publikationen,
• die Anerkennung und korrekte Attributierung wissenschaftlicher Leistungen,
• die Archivierung des globalen Forschungswissens, sowie
• die dauerhafte Bereitstellung der beschreibenden Metadaten als Forschungsdatensatz. 

Alle Metadaten werden im Rahmen der Diensterbringung dauerhaft gespeichert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und Publikation der Daten ist DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f.

Die beschreibenden Metadaten werden zu wissenschaftlichen Forschungs- und Archivzwecken verarbeitet und sind zur Verwirklichung der oben genannten spezifischen Zwecke notwendig. Es besteht folglich seitens der betroffenen Person nur dann eine Widerspruchsmöglichkeit, wenn diese sich aus einer besonderen Situation der betroffenen Person ergibt und die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person das oben genannte berechtigte Interesse überwiegen.

Wir sind jederzeit daran interessiert, fehlerhafte Metadaten zu berichtigen und ggf. unvollständige Metadatensätze zu vervollständigen. Wir sind Ihnen daher für jeden Hinweis auf zu korrigierende Fehler und Unvollständigkeiten sehr dankbar. Setzen Sie sich dazu bitte einfach mit einer der unter VI.6. genannten Kontaktadressen in Verbindung.

IV. Weitergabe personenbezogener Daten

1. Bereits durch Sie oder Dritte veröffentlichte personenbezogene Daten

Abhängig vom digitalen Angebot machen wir die beschreibenden Metadaten zu wissenschaftlichen Publikationen und Forschungsdaten mittels Webseiten, Datenschnittstellen („API“'), sowie als Komplett-Download in verschiedenen maschinenlesbaren Datenformaten für die Öffentlichkeit verfügbar.

2. Bisher noch nicht veröffentlichte personenbezogene Daten 

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung an Dritte für deren Marketing- oder sonstige Geschäftszwecke weitergegeben (z. B. Verkauf). Bitte beachten Sie, dass Webseiten anderer Anbieter, zu denen Sie über unsere digitalen Angebote gelangen, persönliche Daten von Ihnen anfordern können. Die Datenschutzerklärung erstreckt sich nicht auf die Webseiten dieser Anbieter.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgt nur dann, wenn es gesetzlich erforderlich ist, insbesondere zur Abwehr von Gefahren für die staatliche oder öffentliche Sicherheit oder zur Verfolgung von Straftaten.

Darüber hinaus behält sich FIZ Karlsruhe vor, Ihre Daten zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche zu verwenden. 

V. Datensicherheit

Die digitalen Angebote von FIZ Karlsruhe sind durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen gegen Verlust, Missbrauch oder unbefugte Änderungen geschützt. Dazu gehören 

• Verschlüsselung der Datenübertragung zwischen Ihrem Endgerät und unseren digitalen Angeboten, 
• Schutz unserer Rechnersysteme durch moderne Firewall-Systeme,
• regelmäßige Sicherheitsupdates,
• regelmäßige Datensicherungen und
• Zutritts- und Zugriffskontrollen.

Wir sind bestrebt, Ihre persönlichen Daten nach den Vorschriften der einschlägigen Datenschutzgesetze bestmöglich zu schützen. Ein absoluter Schutz Ihrer an uns übermittelten Daten ist jedoch nicht zu gewährleisten. Die Datenübermittlung geschieht deshalb auf Ihr Risiko.

Handeln Sie im eigenen Interesse sorgfältig und verantwortlich, wenn Sie online sind und achten Sie darauf, dass Ihre persönlichen Informationen nicht unbefugten Dritten zugänglich sind. 

VI. Ihre Rechte

1. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Auf Anforderung teilen wir Ihnen schriftlich bzw. auf Wunsch auch elektronisch mit, ob und gegebenenfalls welche personenbezogenen Daten über Sie bei uns gespeichert sind. Sollten Sie Fehler in den personenbezogenen Daten, die Sie FIZ Karlsruhe zur Verfügung gestellt haben, feststellen, informieren Sie uns bitte per E-Mail oder an nachfolgende Adresse über die erforderlichen Änderungen.

2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sollten Sie Fehler in den von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten feststellen, haben Sie ein Recht auf Korrektur. Dieses Recht betrifft auch notwendige Aktualisierungen aufgrund von eingetretenen Änderungen Ihrer personenbezogenen Daten.

3. Recht auf Sperrung bzw. Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten löschen oder sperren zu lassen, sofern keiner der in Art. 17 Abs. 3 lit. a-e DSGVO genannten Gründe Ihrem Ansinnen widerspricht.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben bei Vorliegen der Voraussetzung des Art. 18, Abs. 1 DSGVO ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben auch das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. 

6. Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Ferner haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte formlos per E-Mail oder auf dem Postweg an eine der nachfolgenden Adressen und beschreiben möglichst genau Ihr Anliegen. Soweit erforderlich, werden wir bei Ihnen weitere Informationen erfragen, um Ihr Anliegen  überprüfen zu können.

FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur GmbH
Kundenservice
Hermann-von-Helmholtz-Platz 1
76344 Eggenstein-Leopoldshafen
helpdesk [at] fiz-karlsruhe.de (helpdesk[at]fiz-karlsruhe[dot]de)

Die Adresse des Datenschutzbeauftragten lautet:

FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur GmbH
Datenschutzbeauftragter
Hermann-von-Helmholtz-Platz 1
76344 Eggenstein-Leopoldshafen
datenschutzbeauftragter [at] fiz-karlsruhe.de (datenschutzbeauftragter[at]fiz-karlsruhe[dot]de)

Daneben haben Sie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

VII. Sonstige Fragen

Wenn Sie weitere Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, zu unseren digitalen Angeboten oder deren Benutzung haben, schreiben Sie bitte eine E-Mail an den Kundenservice von FIZ Karlsruhe: helpdesk [at] fiz-karlsruhe.de (helpdesk[at]fiz-karlsruhe[dot]de)

Stand: 07. Februar 2024